Polityka prywatności serwisu goai.re

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://goai.re (dalej: „Serwis" lub „AIRE").

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest:

AIRE jest marką handlową, pod którą Urban Jungle sp. z o.o. świadczy usługi w obszarze sztucznej inteligencji dla rynku nieruchomości — marketingu, consultingu i automatyzacji.

2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw, o których mowa w niniejszej Polityce, można kontaktować się z Administratorem:

• e-mailem: contact@urbanjungle.agency
• listownie: Urban Jungle sp. z o.o., ul. Ursynowska 72, 02-605 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe"

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie spełnia przesłanek z art. 37 ust. 1 RODO. Sprawami ochrony danych osobowych z ramienia Administratora zajmuje się osoba kontaktowa wskazana powyżej.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w celach i na podstawach prawnych wskazanych poniżej. Dla każdego celu wskazujemy także okres przechowywania danych.

3.1. Obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy

• Zakres danych: imię, nazwisko (jeśli podane), adres e-mail, treść zapytania, dane podane dobrowolnie przez użytkownika, informacje techniczne (adres IP, timestamp).
• Cel: odpowiedź na zapytanie, kontakt zwrotny, podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
• Podstawa prawna:
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (jeżeli zapytanie zmierza do nawiązania współpracy),
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane zapytania (jeżeli zapytanie nie prowadzi do zawarcia umowy).
• Okres przechowywania: przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ewentualnej dalszej korespondencji, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. W przypadku nawiązania współpracy — przez okres współpracy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy.

3.2. Automatyczne podsumowywanie i klasyfikacja zapytań przy użyciu modeli AI

Po przesłaniu formularza kontaktowego treść zapytania jest przekazywana do platformy automatyzacji n8n (działającej na infrastrukturze Administratora) oraz do zewnętrznych dostawców modeli językowych — Anthropic, PBC (Claude) i Perplexity AI, Inc. — w celu automatycznej klasyfikacji, co przyspiesza obsługę zapytania przez nasz zespół.

• Zakres danych przekazywanych do modeli AI: treść zapytania oraz minimalny zakres metadanych niezbędnych do realizacji celu (np. temat zapytania).
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej i efektywnej obsłudze zapytań.
• Charakter przetwarzania: wynik działania modelu (streszczenie / klasyfikacja) jest jedynie materiałem pomocniczym dla pracownika Administratora. Żadna decyzja wywołująca skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływająca na osobę, której dane dotyczą, nie jest podejmowana automatycznie. Nie zachodzi zatem zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
• Transfer do państw trzecich: Anthropic, PBC i Perplexity AI, Inc. mają siedziby w Stanach Zjednoczonych. Transfer odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz dodatkowych środków bezpieczeństwa wynikających z umów powierzenia zawartych z tymi dostawcami.
• Okres przechowywania: zgodnie z konfiguracją API u dostawców modeli AI. Administrator dąży do korzystania z opcji ograniczenia retencji danych po stronie dostawców (zero data retention) tam, gdzie jest to technicznie możliwe.

3.3. Wysyłka newslettera AIRE

• Zakres danych: adres e-mail; opcjonalnie imię i nazwisko, data i sposób wyrażenia zgody; data potwierdzenia zapisu (double opt-in); status subskrypcji; historia wysyłek; informacja o otwarciach i kliknięciach (jeśli stosowane).
• Cel: wysyłka comiesięcznego newslettera AIRE zawierającego informacje o trendach wizualnych w sztucznej inteligencji oraz wskazówki dotyczące wykorzystania modeli AI w marketingu nieruchomości.
• Podstawa prawna:
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą,
  • art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną — zgoda na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną,
  • art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej — zgoda na używanie automatycznych systemów wywołujących oraz poczty elektronicznej dla celów marketingu bezpośredniego.
• Okres przechowywania: do momentu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji. Po wycofaniu zgody adres e-mail jest usuwany z aktywnej bazy subskrybentów, jednak Administrator zachowuje informację o samym fakcie wycofania zgody (data, źródło) na potrzeby wykazania zgodności z przepisami (art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO) przez okres przedawnienia roszczeń.
• Rezygnacja: w każdej wiadomości newslettera znajduje się link umożliwiający natychmiastową rezygnację z subskrypcji. Rezygnację można zgłosić również e-mailem na adres contact@urbanjungle.agency.

3.4. Korzystanie z Serwisu — pliki cookie i podobne technologie

Szczegółowe informacje na temat plików cookie, ich rodzajów, celów oraz dostawców są zawarte w Polityce cookies stanowiącej integralną część niniejszej Polityki prywatności.

W zakresie plików cookie niezbędnych do prawidłowego działania Serwisu podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Serwisu) oraz art. 173 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.

W zakresie pozostałych plików cookie (analitycznych, marketingowych, preferencji) podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

3.5. Analityka i marketing — Google Analytics z Google Signals, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag

W Serwisie wykorzystujemy następujące narzędzia analityczne i marketingowe, wymagające zgody użytkownika:

• Google Analytics 4 wraz z funkcją Google Signals (dostawca: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — analiza ruchu, raporty cross-device, dane demograficzne i zainteresowań. Funkcja Google Signals łączy dane o aktywności w Serwisie z danymi kont Google użytkowników, którzy włączyli reklamy spersonalizowane.
• Google Tag Manager (Google Ireland Limited) — zarządzanie skryptami pomiarowymi i marketingowymi.
• Meta Pixel (dostawca: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irlandia) — pomiar skuteczności reklam, optymalizacja kampanii reklamowych, remarketing w ekosystemie Meta (Facebook, Instagram). W zakresie danych przetwarzanych przez Meta Pixel Administrator i Meta są współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO. Zasadnicza treść uzgodnień dostępna jest pod adresem: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum
• LinkedIn Insight Tag (dostawca: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irlandia) — pomiar skuteczności kampanii LinkedIn Ads, dane demograficzne i zawodowe odwiedzających, remarketing. W zakresie tagu Insight Administrator i LinkedIn są współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami (cookie consent banner). Zgodę można wycofać w każdej chwili poprzez panel zarządzania zgodami dostępny w stopce Serwisu lub poprzez ustawienia przeglądarki.

Transfer do państw trzecich: ww. dostawcy mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Google LLC, Meta Platforms, Inc. oraz LinkedIn Corporation są certyfikowane w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (https://www.dataprivacyframework.gov), co stanowi podstawę transferu zgodnie z decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r.

3.6. Logi serwera, bezpieczeństwo i ciągłość działania

• Zakres danych: adres IP, data i godzina żądania, ścieżka URL, kod odpowiedzi, user-agent, referrer.
• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie nadużyć, diagnostyka, obrona przed atakami.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu.
• Infrastruktura: Serwis hostowany jest na serwerach Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy). Kopie zapasowe wykonywane są w infrastrukturze Scaleway S.A.S. (8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paryż, Francja). Obie lokalizacje znajdują się w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
• Okres przechowywania: logi techniczne — do 12 miesięcy; kopie zapasowe — zgodnie z polityką retencji backupów (zwykle 30–90 dni).

3.7. Korespondencja e-mail prowadzona z Administratorem

• Zakres danych: dane podane przez nadawcę (imię, nazwisko, adres e-mail, treść korespondencji).
• Cel: prowadzenie korespondencji.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.
• Okres przechowywania: przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

3.8. Realizacja umów o świadczenie usług

W przypadku zawarcia umowy o świadczenie usług AIRE (marketing, consulting, SaaS) Administrator przetwarza dane Klienta i osób kontaktowych po stronie Klienta w celach realizacji umowy, rozliczeń, obowiązków podatkowych i księgowych.

• Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne — m.in. ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt z osobami reprezentującymi Klienta, dochodzenie i obrona roszczeń).
• Okres przechowywania: przez okres realizacji umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (m.in. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku — dla dokumentacji księgowej) oraz przez okres przedawnienia roszczeń.

4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcom infrastruktury i usług IT: Hetzner Online GmbH (hosting, Niemcy), Scaleway S.A.S. (kopie zapasowe, Francja), Google Ireland Limited (Google Workspace — poczta, dysk dla bazy subskrybentów newslettera).
• Dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych: Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Tag Manager), Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel), LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn Insight Tag).
• Dostawcom narzędzi automatyzacji i AI: Anthropic, PBC (USA — modele Claude), Perplexity AI, Inc. (USA — modele Perplexity); platforma n8n działa na infrastrukturze Administratora.
• Podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, doradcze — w niezbędnym zakresie.
• Podwykonawcom i partnerom Administratora w zakresie realizacji umów — wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
• Organom państwowym — w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.

Każdy podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora działa na podstawie umowy powierzenia spełniającej wymogi art. 28 RODO.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy odbiorcy danych mają siedziby poza EOG (głównie w Stanach Zjednoczonych). W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem co najmniej jednego z następujących mechanizmów:

• Decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (art. 45 RODO) — w odniesieniu do dostawców certyfikowanych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, w szczególności Google LLC, Meta Platforms, Inc., LinkedIn Corporation.
• Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) — w odniesieniu do dostawców niecertyfikowanych w ramach DPF, w szczególności Anthropic, PBC i Perplexity AI, Inc., wraz z dodatkowymi środkami technicznymi i organizacyjnymi.

Kopia stosowanych zabezpieczeń może zostać udostępniona na żądanie skierowane na adres contact@urbanjungle.agency.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane oraz uzyskania kopii danych.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — w przypadkach przewidzianych prawem, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy wycofałeś zgodę.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym bezwzględne prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w odniesieniu do przetwarzania opartego na zgodzie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Z powyższych praw można skorzystać kontaktując się z Administratorem na adres contact@urbanjungle.agency lub korespondencyjnie na adres siedziby. Administrator udziela odpowiedzi w terminie miesiąca od otrzymania żądania (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w uzasadnionych przypadkach — art. 12 ust. 3 RODO).

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO. Szczegóły: https://uodo.gov.pl

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają (art. 22 RODO).

Wykorzystanie modeli AI (Anthropic, Perplexity) do streszczania zapytań ma charakter pomocniczy — finalne decyzje (np. odpowiedź na zapytanie, kontakt zwrotny, przygotowanie oferty) są podejmowane przez człowieka.

Narzędzia analityczne i marketingowe (Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag) mogą realizować profilowanie w celach marketingowych — wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody w mechanizmie zarządzania zgodami.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak:

• podanie danych w formularzu kontaktowym jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• podanie adresu e-mail jest niezbędne do zapisu na newsletter,
• podanie danych w trakcie zawierania i realizacji umowy jest warunkiem zawarcia i wykonania tej umowy.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń z Serwisem (HTTPS/TLS),
• kontrola dostępu do systemów Administratora (uwierzytelnianie wieloskładnikowe, polityka haseł),
• pseudonimizacja i minimalizacja danych przekazywanych do dostawców zewnętrznych,
• regularne kopie zapasowe i testy odtworzenia,
• umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi spełniające wymogi art. 28 RODO,
• ograniczenie kręgu osób upoważnionych do przetwarzania danych.

11. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany stosowanych technologii lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki publikowana jest w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Wcześniejsze wersje udostępniane są na żądanie skierowane na adres contact@urbanjungle.agency.